Guía
Registrar tus gastos
Cada gasto que apuntas reduce el IVA que le debes a Hacienda y el IRPF sobre el que tributas. A diferencia de una factura, registrar un gasto no emite ningún documento fiscal: solo guarda el justificante.
Gastos
Gastos
+ Registrar gastoMaterial de obra
8 jun
−349,00 €
Software facturación
5 jun
−29,00 €
Gasolina
2 jun · sin justificante
−62,50 €
Registrar un gasto
1. + Registrar gasto, en la pestaña Gastos
También puedes escanear el ticket o la factura con 📷 Escanear ticket o factura.
2. El importe sin IVA
Igual que en un ingreso: se mete la base imponible, la línea que pone «base imponible» en la factura del proveedor.
3. El proveedor y el número de su factura
Búscalo por nombre o NIF, o créalo desde el mismo buscador. Al elegirlo, Klareo te propone la categoría y el IVA de su último gasto. La cuota de autónomos y los impuestos no llevan proveedor.
4. La categoría
Suministros, software, transporte, formación... Ayuda a que el resumen del trimestre tenga sentido.
5. El IVA de la factura
El tipo que pone la factura del proveedor: 21 % en casi todo, 10 % y 4 % en casos concretos, 0 % si no lleva IVA. La cuota de autónomos y los pagos de impuestos no llevan IVA: Klareo no te lo pide.
6. La naturaleza del IVA
Si ese IVA se deduce entero, en parte o nada, o por qué la factura no lleva IVA. Lo explicamos abajo.
7. El justificante
Sube la foto o el PDF de la factura del proveedor (hasta 10 MB). Sin él, el gasto es difícil de defender en una inspección.
La naturaleza del IVA
No todo el IVA que pagas se recupera, y algunas facturas llegan sin IVA aunque tengas que declararlo. Por eso, después del IVA de la factura, Klareo te pregunta su naturaleza: así el modelo 303, el 130 y tu dashboard cuentan bien cada gasto. Si no estás seguro, «Deducible» es lo habitual.
Si la factura lleva IVA (4, 10 o 21 %):
Deducible
Lo normal: un gasto de la actividad con factura a tu nombre y NIF. Por ejemplo, la cuota del software de facturación. Va a las casillas 28 y 29 del 303.
Deducible en parte
Lo usas también para lo personal: el coche al 50 %, el móvil. Pones el porcentaje de la actividad; ese porcentaje va a las casillas 28 y 29, y el resto del IVA cuenta como más gasto.
No deducible
Un ticket sin tu NIF, una comida o un regalo a un cliente. El IVA no se recupera: no va al 303 y cuenta como más gasto en el 130.
Bien de inversión
Algo que usarás más de un año y cuesta 3.005,06 € o más sin IVA, como una máquina o una furgoneta. Va a las casillas 30 y 31. Fiscalmente se amortiza en varios años: Klareo te avisa en el 130 para que lo revises con tu gestor.
Si la factura viene sin IVA (0 %), Klareo te pregunta por qué:
Sin IVA
La operación no lleva IVA: un seguro, las comisiones del banco, una formación exenta. No va al 303.
Compra en la UE
Una empresa de otro país de la UE te factura sin IVA con tu NIF-IVA, como la publicidad de Google o Meta desde Irlanda. Eliges el IVA español (normalmente el 21 %) y Klareo lo declara en las casillas 10 y 11 y lo deduce en las casillas 36 y 37: no pagas nada de más. Estas compras van también en el modelo 349.
Inversión del sujeto pasivo (ISP)
Servicios de empresas de fuera de la UE, como un software de EE. UU., o facturas españolas que dicen «inversión del sujeto pasivo». Klareo declara el IVA en las casillas 12 y 13 y lo deduce en las casillas 28 y 29: tampoco pagas nada de más.
Lo que se deduce en el IRPF
Cada gasto de la actividad lleva «Deducible en el IRPF», que empieza en el 100 %. Es la parte del gasto que cuenta en la casilla 02 del modelo 130, y va aparte del IVA: hay gastos cuyo IVA se deduce en una proporción y en el IRPF en otra. Si lo dejas en el 100 %, todo cuenta como antes. Las cuotas de autónomos se deducen enteras y los pagos de impuestos no van al 130, así que no lo llevan.
Suministros de tu casa
Si trabajas en casa, de la luz, el agua, el gas o internet se deduce el 30 % de la parte de la vivienda que usas para la actividad. En «Suministros», marca «Es de mi casa» y pon esa parte: con un despacho del 20 % de los metros, Klareo pone el 6 %.
Un turismo de uso mixto
Si el coche también es para lo personal, su IVA se deduce al 50 %, pero en el IRPF un turismo solo se deduce si lo usas únicamente para la actividad. Pon el IVA «Deducible en parte» al 50 % y el IRPF al 0 %.
El móvil
Si también es personal, se deduce la misma parte en el IVA y en el IRPF. Con «Deducible en parte», el porcentaje del IRPF propone el del IVA.
Del IVA, cuenta en el IRPF el de la parte de la actividad que no recuperas en el 303. El dashboard y la previsión del IRPF anual cuentan cada gasto igual que la casilla 02. El dinero disponible no cambia: el gasto salió entero de tu cuenta.
Lo que usas más de un año: la amortización
Un ordenador, una mesa o una máquina no se gastan en un año. En el IRPF no cuentan enteros el día que los compras: se deducen en varios años, con un porcentaje de la tabla de Hacienda. Es la amortización. Lo que cuesta 300 € o menos (sin IVA) se sigue deduciendo entero.
Márcalo al registrarlo
En un gasto de más de 300 €, marca «Lo vas a usar más de un año (se amortiza)». Uno ya registrado se amortiza desde la lista, con «Amortizar».
Elige el tipo de bien
Klareo propone el porcentaje máximo de la tabla, que puedes bajar.
Pon cuándo empezaste a usarlo
Si no es el día de la factura. Un vehículo pide además la matrícula.
Ordenadores y programas
Hasta el 26 % al año (en 10 años como mucho).
Mobiliario e instalaciones
Hasta el 10 % al año (en 20 años como mucho).
Maquinaria
Hasta el 12 % al año (en 18 años como mucho).
Vehículos
Hasta el 16 % al año (en 14 años como mucho).
Útiles y herramientas
Hasta el 30 % al año (en 8 años como mucho).
Tus bienes están en Gastos → Bienes, con lo que llevas amortizado, lo de este año y lo pendiente. Si lo vendes, se rompe o dejas de usarlo, dalo de baja: deja de amortizarse ese día. La ganancia o la pérdida de una venta no la calcula Klareo: consúltalo con tu gestor. El IVA del bien se deduce como siempre en el 303, y el dinero disponible no cambia: la compra salió entera de tu cuenta.
El proveedor de cada gasto
Al registrar un gasto eliges su proveedor y apuntas el número de su factura: es lo que te pide tu gestoría para los libros de facturas recibidas y el modelo 347. Si no lo tienes, lo creas desde el mismo gasto. La lista de tus proveedores está en Contactos, en la pestaña Proveedores.
Gastos periódicos
El alquiler, la cuota de autónomos, la luz o el software se repiten cada mes. En la sub-vista Periódicos de la pestaña Gastos, «Nuevo gasto periódico» guarda la plantilla una vez: concepto, proveedor, categoría, importe habitual, IVA, lo deducible en el IRPF, la frecuencia (mensual, bimestral, trimestral o anual), la primera fecha y, si quieres, la última. Cada periodo cae el mismo día que la primera fecha, o el último del mes si ese mes no lo tiene.
Por confirmar
Cuando llega la fecha, el gasto sale arriba de tu lista de gastos y el dashboard te avisa. No cuenta en tus cifras ni en tus impuestos hasta que lo confirmas.
Confirmar
Abre el alta del gasto con todo relleno. Cambia el importe si la factura de este mes es otra, añade el número de factura y el justificante, y guarda.
Omitir
Si ese mes no hubo cargo, o ya lo registraste escaneando la factura, lo descartas y no se registra nada.
Cada periodo se confirma u omite una sola vez: aunque lo pulses dos veces, no se registran dos gastos. Si pausas una plantilla, al reactivarla no te pide los meses de la pausa. Eliminarla no borra los gastos que ya confirmaste.
Retiros — no es lo mismo que un gasto
Sin justificante, sin garantías
Hacienda puede pedir el justificante de cualquier gasto deducido. Un gasto sin justificante sigue contando para tus números en Klareo, pero no está protegido ante una inspección. La pestaña Gastos te deja filtrar por «sin justificante» para localizarlos y completarlos.
El extracto completo
Si quieres ver ingresos y gastos juntos, tal y como los vería tu gestoría, está el extracto de movimientos, accesible desde el dashboard.