Clientes y proveedores

Dónde están

Tus clientes y tus proveedores están en Contactos, en el menú, en dos pestañas: Clientes y Proveedores. Son dos listas aparte: a quien facturas y quien te factura. La misma empresa puede estar en las dos.

Crear un cliente

1. 1. Entra en Contactos

   Está en el menú. En la pestaña Clientes verás todos los que tengas guardados.

2. 2. Pulsa + Nuevo cliente

   Nombre o razón social, NIF/CIF, email, teléfono, dirección completa (con código postal y país) y unas notas si quieres.

3. 3. Guarda

   Ya lo encuentras en el buscador de cliente cada vez que hagas una factura. Si ya tienes un cliente con ese NIF, Klareo no crea otro y te dice cuál es.

Qué se guarda de cada cliente

• ✓Nombre o razón social
• ✓NIF / CIF
• ✓Dirección fiscal completa, incluido código postal y país
• ✓Email y teléfono de contacto — el email es al que se mandan los recordatorios de cobro
• ✓Notas libres, por si necesitas recordar algo sobre él
• ✓Lo que se le aplica al facturarle: IVA, retención, plazo de pago y forma de cobro

La lista de clientes

Arriba ves cuántos clientes activos tienes, cuánto les has facturado este año, cuánto te deben y cuánto de eso ya ha vencido. Esas cifras son de todos tus clientes, también los archivados, y no cambian al buscar. En la lista, cada cliente lleva sus facturas, lo facturado, lo pendiente (con lo vencido debajo) y la fecha de su última factura. Puedes buscar por nombre, NIF o email, ordenar por nombre, lo facturado, lo pendiente o la última factura, y filtrar Activos, Con pendiente (los que te deben algo, aunque estén archivados) o Archivados.

La ficha del cliente

Al pulsar sobre un cliente se abre su ficha. Arriba, sus datos y los botones para hacerle una factura o un presupuesto, editarlo o archivarlo. Si le falta el NIF o el domicilio para emitirle una factura completa, la ficha te avisa y con Completar lo rellenas sin salir.

Archivar en vez de borrar

Si un cliente tiene alguna factura (también un borrador) o una factura recurrente, Klareo no te deja eliminarlo — las emitidas son un registro legal (VeriFactu) y no pueden quedarse sin destinatario. En su lugar, desde la ficha o desde el menú «⋯» de la lista puedes archivarlo: deja de aparecer en tu lista activa y al elegir cliente en una factura, pero sus facturas y movimientos no se tocan. Si vuelves a facturarle, se reactiva solo. Un cliente sin ninguna factura sí se puede eliminar del todo.

Fusionar clientes duplicados

Si el mismo cliente te llega dos veces con el mismo nombre o el mismo NIF (por ejemplo, uno creado a mano y otro que vino de un cobro por Stripe), Klareo te avisa en la lista de Clientes con un aviso de posibles duplicados. Dos clientes con el mismo nombre y distinto NIF no son duplicados. Eliges cuál quieres conservar: las facturas, recurrentes y movimientos de los demás pasan a él, y los datos que le falten (email, teléfono, dirección…) se completan con los suyos. Las facturas ya emitidas no cambian de destinatario — solo se reorganiza quién las tiene asignadas.

Empresas y particulares no van igual

Al facturarle

En la ficha de cada cliente, al crearlo o al editarlo, la sección «Al facturarle» guarda lo que se le aplica siempre. Al elegirlo en una factura se rellena solo:

• ✓El IVA: 0 %, 10 % o 21 % (por ejemplo, 0 % a un cliente de fuera de España)
• ✓La retención de IRPF: 0 % a un particular, 15 % a una empresa…
• ✓El plazo de pago, de al contado a 60 días: la fecha de vencimiento se calcula sola y se mueve si cambias la fecha de la factura
• ✓La forma de cobro, una de las tuyas de Ajustes: la cuenta en la que te paga, Bizum…

Lo que dejes en «Sin definir» usa lo general: IVA 21 %, tu retención de Ajustes, sin vencimiento y tu forma de cobro por defecto. Bajo el cliente verás qué se ha aplicado, y puedes cambiar cualquier cosa en la factura. Si cambias de cliente, lo que puso el anterior se quita; lo que cambiaste a mano se queda.

Usar un cliente en una factura

Al crear una factura, busca el cliente por su nombre, su NIF o su email: cada uno sale con su NIF y su ciudad, para no confundir dos con el mismo nombre. Si no está, «Crear» lo da de alta con lo que has escrito. Si le falta el NIF o el domicilio para emitir, te lo avisamos ahí mismo.

La factura lleva su nombre, NIF, dirección y email tal como estén al emitirla: si después los cambias en su ficha, las ya emitidas no cambian.

Tus proveedores

En la pestaña Proveedores de Contactos guardas a quien te factura, con su NIF. Al registrar un gasto lo eliges y apuntas el número de su factura: es lo que te pide tu gestoría para los libros de facturas recibidas y el modelo 347. Si escaneas la factura, Klareo busca el proveedor por su NIF o su nombre y, si no lo tienes, lo crea al guardar.

Los gastos que registraste antes siguen con el nombre del proveedor como texto, sin enlazar. Un gasto no se edita: para ponerle proveedor, bórralo y regístralo de nuevo.