Guía
Hacer y emitir facturas
Rellenas los datos y Klareo la numera, la firma y la encadena a la anterior, que es lo que exige la normativa VeriFactu de la AEAT. Con VeriFactu activado, se envía a la AEAT y el PDF lleva su QR, listo para mandar.
Factura emitida
F-2026-014
Para: Estudio Gráfico Lúa S.L.
Hash SHA-256 ✓
Base 1.950 € · IVA 21% 409,50 €
Total 2.359,50 €
Borrador o emitida: no es lo mismo
Un borrador es un papel tuyo. Lo editas, lo borras y lo dejas a medias sin ninguna consecuencia: no tiene número definitivo ni validez legal.
Una factura emitida ya existe para Hacienda. Coge número, se firma y entra en la cadena. A partir de ahí no se toca ni se borra — y eso no es una limitación de Klareo, es lo que manda la ley.
Si te has equivocado en una factura emitida
Hay dos caminos y no son intercambiables. Elegir mal te complica el trimestre:
Anular
La factura no tenía que haber existido: se la hiciste a quien no era, o por duplicado. Se marca como anulada y queda constancia. La factura no desaparece.
Rectificar
El trabajo sí se hizo pero hay un dato mal: el importe, el IVA, la dirección. Klareo crea una factura nueva de la serie R con los datos corregidos. La original se queda donde está.
La regla corta
Hacer una factura, paso a paso
1. Facturas → Nueva factura
Desde el menú de la izquierda o desde el botón de la lista de facturas.
2. Elige el cliente
Si ya lo tienes guardado, se rellena todo solo. Si es nuevo, metes el nombre y el NIF y queda guardado para la próxima.
3. Añade las líneas
Qué has hecho, cuántas unidades, a qué precio y con qué IVA (21 %, 10 %, 4 % o 0 %). Cada línea lleva su propio IVA y su retención: puedes mezclar en la misma factura un servicio al 21 % y un libro al 4 %.
4. Retención de IRPF, si la hay
Si el cliente es una empresa o un profesional, normalmente te retiene. Si es un particular, no. Arriba eliges el IVA y la retención y «Aplicar a todas las líneas» los pone en todas; luego cambias la línea que vaya distinta. Klareo descuenta la retención del total y la tiene en cuenta en tus cuentas.
5. Vencimiento
Sale con el plazo de pago del cliente o, si no tiene, con tu plazo de pago por defecto de Ajustes, y se mueve con la fecha. Puedes cambiarlo o partir el cobro en varias fechas: Klareo te avisa de cada una y puede recordárselo también al cliente.
6. Forma de cobro
Sale la de por defecto de Ajustes. Puedes elegir otra de las tuyas, «Otra, solo para esta factura» (y guardarla también en Ajustes si quieres) o «Sin forma de cobro».
7. Guarda como borrador o emite
Al emitir se genera el número correlativo, la firma SHA-256 y, con VeriFactu activado, el QR. Ya no se puede editar.
Numeración, descuentos, suplidos y formas de cobro
- Numeración automática: un borrador no tiene número; al emitir, Klareo le pone el siguiente de su serie, sin saltos ni números repetidos. Si la emisión falla, no se gasta número.
- Series: las facturas, las rectificativas y las simplificadas van cada una en la suya. Con el plan Pro puedes tener varias series, en Ajustes → Series.
- Descuentos: en cada línea o en toda la factura. La base imponible ya sale descontada.
- Suplidos: lo que pagas en nombre del cliente y le repercutes (una tasa, por ejemplo). Marca la línea como «Suplido»: va fuera de la base, sin IVA ni retención, y se suma al total que paga el cliente.
- Formas de cobro: transferencia, Bizum, PayPal, domiciliación, efectivo, tarjeta u otra. Las guardas en Ajustes y cada factura lleva la suya en el PDF.
- Catálogo de servicios: lo que facturas a menudo, guardado para no reescribirlo (más abajo, «Servicios guardados»).
IVA y retención de cada línea
Cada línea de la factura lleva su IVA (21 %, 10 %, 4 % o 0 %) y su retención (0 %, 7 %, 15 % o 19 %). Con más de un tipo, los totales, el PDF, el 303 y Exportar desglosan la base y el IVA de cada uno, como pide el Reglamento de Facturación. Una línea nueva sale con el IVA y la retención de la anterior.
Una línea al 0 % necesita su motivo, y sin él la factura no se emite. El PDF lleva la mención que pide la ley para cada uno:
- Exenta (art. 20): sanidad, enseñanza, formación… El PDF dice «Operación exenta de IVA (art. 20 de la Ley 37/1992)». Si quieres citar el apartado concreto, ponlo en las notas.
- Inversión del sujeto pasivo: por ejemplo, obras para un empresario; el IVA lo declara tu cliente. El PDF dice «Inversión del sujeto pasivo (art. 84.Uno.2.º de la Ley 37/1992)». Una factura simplificada no la admite.
- No sujeta (arts. 7 y 14): operaciones fuera del IVA. El PDF dice «Operación no sujeta a IVA (arts. 7 y 14 de la Ley 37/1992)».
Si tu régimen de IVA en Ajustes es «Exento», las líneas empiezan al 0 % exentas. Las ventas a clientes de otros países (exportaciones, entregas a la UE, servicios a una empresa extranjera) todavía no se pueden facturar en Klareo.
Servicios guardados
Lo que facturas a menudo se guarda en Ajustes → Servicios, con su precio sin IVA, su IVA y su retención. En la factura, escribe unas letras del concepto de una línea y elige el servicio en la lista: la línea toma su concepto, su precio, su IVA y su retención. La cantidad y el descuento no cambian, y todo se puede tocar después.
- Para crear un servicio, usa «Nuevo servicio» en Ajustes → Servicios.
- Para elegirlo en una línea, escribe parte del concepto, sin preocuparte por los acentos ni las mayúsculas, y elígelo con el ratón, o con las flechas y Enter.
- Para guardar una línea que ya escribiste, pulsa «Guardar como servicio» debajo de ella. Si ya tienes uno con ese concepto, puedes actualizarlo.
- La retención «La de la factura» sigue al cliente: la línea lleva la retención de la factura, la del cliente si le has puesto una o, si no, la tuya. Elige un porcentaje fijo solo si el servicio la lleva siempre igual.
Cambiar o borrar un servicio no cambia las facturas, los borradores ni las recurrentes que ya lo usan.
Qué es VeriFactu y por qué te afecta
Obligatorio en 2027
El Reglamento de Facturación (RD 1007/2023) obliga a que el programa con el que facturas deje un rastro que Hacienda pueda verificar: cada factura firmada y enganchada a la anterior, de forma que si alguien cambia una, salta. Entra en vigor en enero de 2027 para sociedades y en julio de 2027 para autónomos.
Klareo ya lo cumple. Lo activas en Ajustes → Empresa → VeriFactu: no tienes que cambiar de programa cuando llegue la fecha.
- Hasta que lo activas, tus facturas no se envían a la AEAT ni llevan el QR
- Al activarlo, cada factura que emitas o anules desde ese momento se envía a la AEAT y lleva el QR. Las que ya tenías siguen igual
- No se puede desactivar. Tu NIF y tu nombre o razón social quedan bloqueados: para cambiarlos, escríbenos a hello@earenforge.com
El PDF que descargas
Desde cualquier factura emitida puedes bajarte el PDF, con la plantilla y el color que elijas en Ajustes → Plantillas. Lleva:
- Tus datos: NIF, dirección y tu logo si lo has subido
- Los datos del cliente
- Las líneas con su IVA y su IRPF, desglosados por tipo si llevas más de uno, y la mención del motivo de cada línea al 0 %
- Con VeriFactu activado, el QR con la firma de esa factura
- Las condiciones de pago de esa factura: su plazo («Pago a 30 días», «Pago al contado») o sus vencimientos, y cómo pagarte, con su forma de cobro
Enviar la factura por email
En una factura emitida, Enviar por email la manda a tu cliente con el PDF adjunto, el mismo que descargas. Sale de Klareo con el nombre de tu empresa («Tu empresa vía Klareo»), y si el cliente responde, la respuesta te llega a ti, al email de Ajustes → Empresa.
Para
Se rellena con el email del cliente. Puedes poner hasta 5 direcciones, separadas por comas. Si el cliente no tenía email, puedes guardarlo en su ficha.
Asunto y texto
Salen de tu plantilla de Ajustes → Empresa, ya con el número, la fecha y el total de la factura. Puedes cambiarlos solo para este envío.
Enviar
Klareo genera el PDF y lo manda. Puedes volver a enviarla cuando quieras, también a otras direcciones.
Una factura enviada dice en su detalle cuándo y a quién la mandaste, y en Ingresos y en la ficha del cliente lleva la marca Enviada. Es aparte del cobro: una factura puede estar Pendiente y Enviada a la vez. Los borradores y las facturas anuladas no se envían.
Tu cliente tiene que aceptar la factura por email
Una factura en PDF por email es una factura electrónica, y la ley pide que quien la recibe dé su consentimiento, aunque sea tácito (art. 9.2 del RD 1619/2012). Si tu cliente te la pide así o te la paga sin quejarse, lo ha aceptado. Klareo no lo comprueba: si no lo tienes claro, pregúntale.
Que tu cliente pague online (Business)
Si conectas tu cuenta de Stripe en Ajustes → Integraciones y activas Cobro online de facturas, tus clientes pueden pagar cada factura emitida con tarjeta (o con lo que tengas activado en Stripe). El dinero va directamente a tu cuenta de Stripe: Klareo no lo toca ni cobra comisión; la de Stripe la pagas tú, como siempre.
El enlace
El email de la factura y los recordatorios llevan el botón «Pagar ahora». En el detalle de la factura tienes «Copiar enlace de pago» para mandarlo por donde quieras.
Lo que ve tu cliente
Una página con tu nombre y tu NIF, la factura, lo que queda por pagar y el PDF. Si la factura tiene plazos, elige entre el siguiente plazo o todo lo pendiente.
Al pagar
La factura (o el plazo) queda cobrada sola, con la fecha del pago, y te llega un aviso. Los recordatorios de esa factura dejan de salir.
Si mandaste el enlace a quien no era, Cambiar el enlace deja sin valor el anterior. Una factura cobrada, anulada o sustituida por una rectificativa ya no se puede pagar. Si un cliente paga dos veces, Klareo no registra el segundo pago y te avisa para que se lo devuelvas desde Stripe.