Configurar tus datos

Las ocho pestañas

Tus servicios

En Ajustes → Servicios guardas lo que facturas a menudo, para no escribirlo cada vez. Con «Nuevo servicio» pones el concepto, el precio sin IVA, el IVA (y su motivo si es el 0 %) y la retención. Desde la lista los editas o los borras.

• ✓Para elegirlo en una línea de la factura o de una recurrente, escribe unas letras del concepto y elígelo en la lista.
• ✓Con «Guardar como servicio», debajo de cada línea, guardas una que ya escribiste.
• ✓La retención «La de la factura» sigue al cliente: la línea lleva la retención de la factura, la del cliente si le has puesto una o, si no, la tuya.

Tus datos fiscales

En Ajustes → Empresa, en «Datos fiscales», están los que van en cada factura y en los modelos: nombre o razón social, NIF, domicilio, los apellidos y el nombre del titular, el epígrafe del IAE y la comunidad autónoma. Si cambias el código postal, la comunidad cambia con él, salvo que la hayas elegido tú a mano.

VeriFactu

Arriba de Ajustes → Empresa está «VeriFactu». Mientras está desactivado, tus facturas no se envían a la AEAT ni llevan el QR. Con «Activar VeriFactu», cada factura que emitas o anules desde ese momento se envía a la AEAT y lleva el QR. Para activarlo necesitas un NIF válido, tu nombre o razón social y el domicilio completo.

Tus impuestos

Debajo, en «Tus impuestos», están los que deciden cómo se reparte tu dinero. Si alguno está mal, las cifras de la pantalla principal no cuadrarán. Los cambias cuando quieras:

• ✓La retención de IRPF que aplicas: 15 %, 7 % (el año en que empiezas y los dos siguientes) o sin retención. Es la que proponen las facturas nuevas; las que ya tienes no cambian
• ✓El régimen de IVA: General, Reducido o Exento
• ✓Lo que pagas cada mes de cuota de autónomos

Formas de cobro

En Ajustes → Empresa, en «Formas de cobro», guardas cómo te pagan tus clientes. Puedes tener varias: dos cuentas bancarias, Bizum, PayPal… Cada una puede llevar un nombre, como «Cuenta BBVA», para reconocerla al facturar.

• ✓Transferencia, con tu IBAN: lo comprobamos para que un número mal copiado no llegue a la factura
• ✓Bizum, con tu móvil, y PayPal, con el email de tu cuenta
• ✓Domiciliación, efectivo y tarjeta, que solo lo dicen en la factura
• ✓Otra, con el texto que quieras

Una es la de por defecto: es la que sale sola en cada factura nueva. En cada factura puedes elegir otra. Si corriges aquí un IBAN, los borradores salen ya corregidos; las facturas emitidas se quedan con la forma de cobro que tenían. Para domiciliar el 303 y el 130 usamos tu cuenta española por defecto.

Lo que no te pedimos al empezar

Al crear la cuenta solo te pedimos lo imprescindible: tus datos para facturar y tus impuestos. Lo demás lo completas aquí, en Ajustes → Empresa, cuando quieras:

• ✓Tu teléfono y tu logo
• ✓Tus formas de cobro, que el dashboard te recuerda en «Primeros pasos»
• ✓El plazo de pago por defecto, que empieza en 30 días y propone el vencimiento de tus facturas nuevas
• ✓El epígrafe del IAE
• ✓La comunidad autónoma: la sacamos de tu código postal, pero puedes cambiarla

Lo que sale en tus facturas

Lo que rellenes aquí aparece automáticamente en cada PDF que emitas:

• ✓Tu logo, arriba en la cabecera de la factura
• ✓Tu dirección fiscal completa
• ✓La forma de cobro de cada factura, para que el cliente sepa cómo pagarte
• ✓Los recordatorios de cobro al cliente, que puedes activar o desactivar

La plantilla de tus facturas

En la pestaña Plantillas de Ajustes eliges el diseño del PDF de tus facturas y presupuestos entre ocho: Clásica, Moderna, Minimalista, Banda, Lateral, Elegante, Compacta y Rejilla. Cada una trae su color, y puedes cambiarlo por uno de los diez propuestos o por el tuyo (si es tan claro que no se leería sobre blanco, Klareo te lo dice). Al elegir ves cómo queda una factura de ejemplo con tus datos, y se guarda con «Guardar cambios». Está en todos los planes.

La plantilla solo cambia el aspecto: los datos, las menciones legales y el QR de VeriFactu son los mismos en todas. Cada factura guarda la plantilla y el color con los que la emites, y en «Facturas ya emitidas» decides si sus PDF siguen saliendo con esos o con los que tengas elegidos ahora. Los presupuestos y los borradores salen siempre con los de ahora.

El email de tus facturas

En Ajustes → Empresa, Email de las facturas guarda el asunto y el texto con los que se abre «Enviar por email» en cada factura. Escribe las variables entre llaves y Klareo las cambia por los datos de la factura al enviarla:

• ✓{cliente}: el nombre del cliente
• ✓{numero}: el número de la factura
• ✓{fecha}: la fecha de la factura
• ✓{vencimiento}: su vencimiento, si tiene
• ✓{total}: el total que paga el cliente, con los suplidos
• ✓{empresa}: el nombre de tu empresa

Una variable que no existe no se guarda, y Klareo te dice cuál es. Con «Usar la plantilla por defecto» vuelves al texto de Klareo.

Importar datos de otro programa

Si vienes de Holded o de Quipu, en la pestaña Importar subes los ficheros que exportan esos programas, tal cual: Klareo los reconoce solo. De Holded, las facturas y las compras van con dos ficheros, el Excel y sus líneas (Acciones → Exportar Excel y Acciones → Exportar líneas). De cualquier otro programa, sube un Excel o un CSV y elige qué columna es cada dato.

Antes de guardar ves un resumen: lo que se importa, lo que ya estaba y cada fila que no entra, con su número de fila y el motivo. Si el fichero no dice algo que Klareo necesita (por qué una factura va al 0 % de IVA, si es simplificada o la fecha de un cobro parcial), te lo pregunta. Los contactos se importan en todos los planes; las facturas y los gastos, desde el plan Pro.

Dar acceso a tu gestoría

Borrar tu cuenta

En la pestaña Cuenta puedes eliminar tu cuenta y tus datos personales, como te permite el RGPD. Sin escribirnos ni pedir permiso.

Las facturas ya emitidas no se borran: la ley obliga a conservarlas y ya se han enviado a la AEAT. Se quedan sin vínculo con tu cuenta. Antes de borrarla, descárgalas: tú también tienes que conservarlas al menos 4 años. Las importadas de otro programa sí se borran: el original sigue en ese programa.